06 Rediger un document
cours - profession consultant - 06 Rediger un document
Avant d'attaquer la rédaction d'un document, il convient de se poser quelques questions élémentaires :
- quel est l'objectif de ce document ?
- à destination de qui est-il destiné ?
- quelle est sa durée de validité ?
- ce document existe t-il déjà dans une version antérieure ?
- s'il s'agit d'un nouveau document, existe t-il un template (modèle) utilisé par le projet / l'entreprise ? et si oui, ai-je bien la dernière version ?
Les réponses à toutes ses questions vous aideront à mieux rédiger votre document (communication, spécification générale ou détaillée, présentation ppt...).
La première et surement la plus importante des règles : Un document doit être autoporteur, c'est à dire que n'importe qui doit être à même de le comprendre sans avoir forcément connaissance du sujet. Ce point est souvent négligé par de nombreuses personnes persuadées que tout le monde a le même niveau de connaissance qu'eux/elles et que les choses sont évidentes (ce qui est évidement FAUX)
le nom du document :
il doit explicite et ne pas être à rallonge. Et une lecture, j'ai compris de quoi il retourne. Si vous devez respecter une codification dans le nommage, la description reste souvent libre et doit suivre la règle ci-dessus.
la liste de diffusion :
a qui s'adresse ce de document ? qui doit le relire ? qui doit le valider ? vous devez vous poser toutes ses questions afin d'être sur d'avoir les bon interlocuteur et éviter un rework important plus tard.
l'introduction :
toujours recontextualiser le document. Pourquoi ce document est créé (par exemple, pour répondre à un besoin métier et lequel). il faut qu'en l'espace d'une à deux minutes, votre lecteur a compris de quoi l'on parle.
le contenu :
si vous utilisez des termes techniques, toujours rappeler leur définition en direct ou à minima dans un lexique situé en préambule ou annexe du document.
veillez à la clarté des phrases ou des idées. Une règle que l'on applique souvent en communication : 1 slide = 1 idée. Essayez d'appliquer cette ligne conductrice autant que possible. Il est contre-productif (n'en déplaise aux consultants pp) de noyer le lecteur sous des tonnes de détails non structurés et non ordonnés par importance. Il est résultera une envie de refermer ce document, comme un livre où le lecteur est perdu dès la seconde page (voire la première).
Si vous être en train de rédiger une spécification détaillé, assurez vous que vous avez bien couvert l'ensemble des besoins métiers (voir cours 05 le recueil des besoins )
peer review :
étape ô combien importante. faites relire vos documents à vos collègues, votre reponsable, le client. Nul n'est à l'abri d'une erreur d'orthographe, de grammaire ou de typo. Ce n'est pas une étape compliquée (hormis pour l'égo de certain.e.s) mais qui peut vous aider clairement à améliorer votre document. Rassurez vous, même après 20 ans de carrière, je continue de faire revoir mes documents par des collègues pour m'assurer qu'aucune erreur ou mauvaise compréhension du sujet de ma part ne s'est glissée dans le document.
Vous voilà prêt !
vous pouvez d'ailleurs consulter les ressources du site, peut-être y trouverez vous votre bonheur.
article écrit et publié par