04 animer un atelier / une réunion
Animer une réunion ou atelier est une chose qui peut se reveler extrèmement chronophage en terme de préparer et créer des situations particulièrement inconfortables si la préparation n'est pas faite correctement (voire du tout).
Les quelques conseils ci-dessous sont applicables dans la plupart des réunions que vous aurez à mener. Avec le temps, vous pourrez réduire, voire supprimer certaines de des étapes proposées ci-dessous.
Avant la réuion
Préparer un deck / ppt (trame utile surtout si vous êtes interrompu et que la réunion dérive sur d'autres sujet. Un petit rappel au slide permet un retour à la réalité et l'objectif de la réunion). Incluez des images (mais attention aux copyright et à ne pas commettre d'impair - ex : utilisation d'une photo d'un produit concurrent de votre client .... )
Limiter le nombre de participants (8 max)
Ne pas planifier plus de 2h (si vous n'avez pas le choix, prévoyez des pauses et annoncez les en début de réunion)prévoir un brown / white paper : très pratique pour faire des schémas en liveEn début de réunion
tour de table pour permettre à chacun se présenter : son rôle sur le projet, son background s'il s'agit d'un début de projet sur le de projet où l'ensemble des acteurs ne se connaissent pasdans le cas d'une callconf ouvrir votre camera et encourager les autres à faire de même (il est facile de pas être attentif ou de faire autre chose lorsque tout est à distance)Si vous avez l'autorisation des participants (et si cela a un intérêt), enregistrez la séance cela permettra aussi aux absents de la revoir.annoncer les objectifs dès le début de la réunion et partager l'agenda.définir qui joue le rôle de time keeper (la personne ne charge de vérifier que l'avancement de la réunion ne prend pas de retard et que l'agenda est respecté)
Pendant la réunion
prendre des notes (votre mémoire n'est pas infaillible, croyez moi !)vous avez le droit de ne pas savoir répondre à une question ; Notez le point dans le compte rendu et engagez-vous pour une date de retour réalistefaites répéter, reformuler. ne pas hésiter à répéter mêmes des choses basiques : en effet tous les participants ne sont pas toujours au même niveau de connaissances / matrises / compétences du sujet.
utiliser le parking (voir focus parking plus bas)
soyez interactif, rien de plus pénible qu'une réunion où les participants deviennent des figurants et où aucun échange n'a lieu (c'est une seconde, voire une troisième réunion assurée par la suite)faite le compte rendu si possible en direct (ex : rida, voir l'article RIDA et outils connexes)
le parking est un concept que m'a appris un consultant sénior dans ma jeunesse. l'idée est très simple, vous dédiez un brownpaper / un whiteboard ou un slide au recensement des points qui sont hors sujets pour la réunion mais néanmoins soulevés durant la séance. Cela vous permet d'éviter de perdre du temps sur des sujets non pertinents pour le meeting mais aussi de montrer à vos interlocuteurs que vous prenez en compte leurs points / remarques. Vous leur proposerez de planifier un atelier ultérieur ou d'en parler en fin de réunion s'il reste du temps.
En fin de réunion
Remercier l'ensemble des participants :-)revue des notes en fin de réunion : qui, quoi quand ??planifier un follow up meeting (suivi des actions)
Aprè la réunion
Envoyer le compte rendu rapidement (si possible en fin de réunion)
envoyer les decks (et la vidéo si vous avez enregistrez la séance) Ã l'ensemble des participants notamment pour les personnes n'étant pas présentes.
Comme vous le voyer, l'organisation d'un workshop peut demander une organisation importante mais qui vous permet d'assurer une issue positive.
Pour finir, je partagerai l'exemple d'un ancien projet où je suis intervenu. J'attendais un aval financier d'un service coté client pour lancer des développements, cette décision devait être prise durant un weekly auquel je n'étais pas convié. Après 5 semaines sans retour, j'ai demandé à assister à cette réunion hebdomadaire pour comprendre ce qui bloquait / retardait cette décision.
Et là ... j'ai assisté médusé à une "réunion" : sans ordre de réunion, ni agenda, ni animateur, ni ordre de passage.... tout le monde déballait ses problèmes sans s'écouter les un les autres (une sorte de murs des lamentations). A l'issue de ces 2h de "réunion", aucune décision, ni action n'étant prise, évidement pas de compte rendu , ni de liste de points à traiter ..... et bizarrement aucun projet n'avançait...
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article écrit et publié par
fantosap ! le 10.12.2021
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